Jean ROCHARD
Je partage ma passion de Wordpress dans des articles techniques sur les plugins, thèmes, nouveautés geek et optimisation SEO "on-site".
Jean ROCHARD

@jean_rochard

Chez Terre Digitale, on mange du Wordpress dès le petit-dej'.
Petit guide pour mettre en place les Facebook Instant Articles à partir de vos posts Wordpress : https://t.co/lSbzdM6z9j - 7 mois ago

Combien de temps passez vous sur votre messagerie ? Pour beaucoup de gens, la réponse est « trop » . Nous allons voir ici des astuces pour bien utiliser une messagerie Gmail  et être plus productif.

 

1) Se tenir informé

Ce n’est pas l’astuce la plus révolutionnaire qui soit, mais lire la documentation et se tenir au courant des nouveautés est un des meilleurs moyens de bien utiliser un outil. Pour cela, le blog officiel gmail est l’endroit tout indiqué.

Pour recevoir les derniers articles, vous pouvez souscrire en saisissant votre mail. Mais stop ! Attendez. Lisez les paragraphes suivants pour le faire sans que cela ne vienne polluer vos messages importants.

2) Utiliser les catégories et libellés

Pour organiser ses mails, Gmail propose plusieurs moyens :

  • une organisation par catégories. Ces catégories sont paramétrées par Gmail (réseaux sociaux, promotions, notifications…) et vous pouvez choisir des les afficher sous forme d’onglet ou non. Vous ne pouvez pas saisir vos propres catégories.
  • une organisation par libellés (ou labels). Un libellé est comme un tag que vous allez poser sur un mail et qui vous permettra de consulter tous les messages portant ce même tag (comme dans un un répertoire en quelque-sorte). Bien sûr, un même message peut avoir plusieurs libellés différents.

Je vous conseille de paramétrer ces libellés pour organiser vos messages et ainsi les ranger efficacement.

3) Utiliser l’archivage

La notion d’archive est importante dans Gmail. Cette fonctionnalité permet qu’un message disparaisse de la boîte de réception mais ne soit pas supprimé pour autant car il reste consultable par l’onglet « Tous les messages ». Pour archiver un mail :

archive_0

Puis pour retrouver les messages archivés :

archive_1

archive_2

Plus votre messagerie sera « propre », plus elle sera facile à utiliser et mieux vous retrouverez vos messages. Misez sur l’organisation !

4) Utiliser la liste des tâches

Gmail peut vous servir de Todo List et c’est très pratique. La documentation est ici. Pour afficher la liste des tâches, le menu est en haut à gauche de la page Gmail :

googletask

Vous pouvez ajouter un message à la liste de tâches et vous rappeler ainsi qu’une action connexe est à effectuer. Très pratique quand on n’a pas (encore) le besoin d’application spécifique comme TodoIst.

5) Utiliser les filtres et les adresses dérivées

Une des fonctionnalités intéressantes (ou bizarres) de Gmail est qu’il ignore les « + » et les « . » dans vos adresses. C’est ce que j’appelle les « adresses dérivées ». Petit exemple :

  • benefacere44@gmail.com = bene.facere.44@gmail.com
  • benefacere44@gmail.com = b.e.n.e.f.a.c.e.r.e.4.4@gmail.com

Toutes ces combinaisons arriveront bien dans la même boîte mail, promis. Dans le même genre :

  • benefacere44@gmail.com = benefacere44+newsletter@gmail.com
  • benefacere44@gmail.com = benefacere44+spam@gmail.com


Le signe « + » est ignoré et tout ce que le suit avec. Parfait pour s’inscrire à des newsletter ou autres listes de diffusion : il ne vous reste plus qu’à créer un filtre qui rangera dans la bonne catégorie ou le bon label les messages qui se terminent par le suffixe que vous avez choisi. Et si vous devenez spammé à partir d’une telle adresse ? Pas de soucis, il suffira de modifier le filtre pour envoyer les messages en spam.

Pour créer un filtre, aller dans le menu en haut à droite de Gmail (avec l’engrenage) puis « Paramètres » et onglet « Filtres » :

filtre_gmail

Puis définissez votre filtre avec un ou plusieurs critères de recherche :

recherche_filtre

Enfin, précisez ce que vous voulez faire de ces éléments : les déplacer automatiquement, leur appliquer une catégorie, un label… les possibilités ne manquent pas :

destination_filtre

Ce fonctionnement sera plus rapide que de créer des alias, qui de plus sont en nombre limité.

6) Paramétrer ses notifications

En fonction de votre besoin, vous pouvez activer (ou non) les notifications sur le bureau de votre ordinateur. Ces notifications vous préviendront d’une activité liée à votre compte Gmail comme un nouveau message ou une demande de Chat (Hangout). Le meilleur moyen de rester concentré restant de désactiver ces notifications !

Pour n’être averti que des choses que vous attendez (notifications des messages importants seulement), vous pouvez aussi paramétrer à l’aide des filtres les marqueurs de messages importants. Ainsi, cela vous évitera d’aller trop régulièrement vérifier votre compte. Nous allons voir ce qu’est un marqueur d’importance dans le paragraphe suivant.

7) Paramétrer ses marqueurs d’importance

Le marqueur d’importance est symbolisé ainsi :

marqueur

Le chevron à l’intérieur montre que ce message est également personnel et non adressé à une liste de destinataires (activation de cette fonctionnalité dans l’onglet « Général » des paramètres).

Concernant ces marqueurs, il faut faire apprendre à Gmail ce qui est réellement important ou non pour vous en corrigeant manuellement les marqueurs mal positionnés. En effet, c’est l’outil qui essaye de les attribuer en fonction du taux d’ouverture des messages, de la liste des destinataires, de la présence de mots clés à l’intérieur du contenu… Google vous explique tout cela ici.

Si cela vous semble trop laborieux, intrusif, ou que Gmail fait trop d’erreurs à ce niveau, mon conseil est de masquer ces marqueurs (onglet « Boîte de réception » des paramètres).

8) Paramétrer un délai d’envoi

Le labos Google est un endroit avec plein d’extensions pour vos outils favoris (onglet « Labos » dans les paramètres de messagerie). Vous y trouverez par exemple le moyen de ne pas envoyer vos mails immédiatement mais de paramétrer un délai (généralement inférieur à 1 minute) avant le départ du message. Vous aurez ainsi une seconde chance pour reprendre votre mail. Voici comment faire.

9) Utiliser les signatures et réponses standardisées

Dans l’onglet « Général » des paramètres, vous pouvez paramétrer une signature, cela vous évitera de resaisir éternellement vos coordonnées à la fin de chaque message :

signature

Dans la même catégorie d’astuce, dans l’onglet « Labos », vous pouvez activer les « réponses standardisés« . Ce module vous permettra de créer un modèle de mail et est un peu l’équivalent d’une signature mais pour le contenu d’un message.

Ainsi, vous pourrez répondre rapidement le même message a plusieurs destinataires :

cannedresponse

Grâce aux filtres, vous pouvez même demander l’envoi d’une réponse standardisée dès la réception d’un certain type de message. Ce sera votre premier autorépondeur !

 10) Utiliser Gmail en mode hors connexion

Saviez vous que vous pouvez utiliser Gmail en mode offline ? C’est ce que vous propose cette extension Chrome. La documentation est ici. Quel est l’intérêt ? Pouvoir organiser ces mails et y répondre sans être perturbé par l’arrivée d’un nouveau flot de messages. Vous pouvez aussi l’installer en allant dans les paramètres puis onglet « Hors connexion » .

Les gourous de l’organisation comme Tim Feriss vous conseillent de ne consulter vos messages que 2 ou 3 fois par jours, à des moments bien définis. Pour ne pas être tenté d’y passer plus de temps que prévu, cette extension sera parfaite. Dans le même genre, vous pouvez aussi commencer à chronométrer le temps que vous y passez réellement avec des outils comme Toggl.

11) Programmer l’envoi planifié de ses mails

Le service Boomerang (gratuit pour quelques messages et payant ensuite) permet de programmer l’envoi de mails aux dates et heures qui vous conviennent.

Cela peut être pratique par exemple lorsque vous voulez automatiser une facturation mensuelle : vous créez les mails pour les prochaines échéances et vous paramétrez cet outil pour les envoyer le 1er de chaque mois.

Vous pouvez aussi utiliser ce service pour vous envoyer des notifications personnelles (même si Google Agenda peut aussi très bien faire l’affaire pour cela).

L’envoi planifié de mails par Gmail peut aussi être réalisé par des feuilles Google Spreadsheet, comme celle ci.

12) Afficher le profil linkedin de vos contacts

Le module Chrome Rapportive peut s’avérer beaucoup plus qu’un gadget si vous développez votre présence sur les réseaux sociaux et notamment à travers linkedin. En effet, il vous permettra d’afficher dans Gmail les informations d’un contact grâce à son profil linkedin et vous donnera rapidement accès à son facebook, twitter… pour peu que ces informations aient été renseignées bien sûr !

13) Activer et apprendre les raccourcis claviers

Vous pouvez activer les raccourcis claviers dans l’onglet « Général » des paramètres Gmail. Voici la liste des raccourcis que vous pouvez utiliser.

Si pour beaucoup, les raccourcis claviers sont réservés au « geeks » ; pour vous aider, cette extension Chrome KeyRocket vous accompagnera dans l’apprentissage des combinaisons de touches en les affichant chaque fois que vous auriez pu gagner du temps en les utilisant. Pratique ou agaçant ? A vous de tester !

14) Intégrer votre messagerie à vos applications

Je termine avec des services qui mériteraient un blog complet : zapier et ifttt. Ces 2 sites (testables gratuitement) proposent d’intégrer Gmail avec vos autres applications en ligne.

Le principe est le suivant : les applications en ligne les plus connues proposent des API. Une API est une bibliothèque de fonctionnalités qu’une application ouvre aux développeurs. Mais comme vous n’êtes pas développeur, Zapier et IFTTT ont codé pour vous les combinaisons d’interactions les plus courantes et vous proposent de les utiliser par un simple paramétrage très peu technique.

Ce n’est pas clair ? Un exemple. Vous voulez mettre en place un autorépondeur à la suite d’une demande sur votre site WordPress par un formulaire GravityForms. Vous souhaitez donc que quand un visiteur fait une demande sur un certain formulaire de contact de votre site, un mail parte de votre messagerie Gmail. Et bien, pour cela, rendez vous ici et suivez les instructions. Dans les 10 minutes qui suivront, vous aurez mis en place une interaction entre votre site et Gmail.

zapier

Bien sûr, on peut imaginer des constructions et interactions beaucoup plus complexes entre vos applications marketing et métier ; le potentiel est énorme ! Restez à l’écoute de prochains articles qui vous montreront comment utiliser ces outils pour mettre en place des solutions automatisées et productives.

15) Relier Gmail au cloud

Vous pouvez gérer vos pièces jointes de vos mails avec votre Google Drive mais aussi sur une DropBox. Pour cette dernière fonctionnalité, reportez vous à cet article.